1.) Zuständigkeit der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle der anona GmbH ist zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße, die Sie als bei der anona GmbH beschäftigte Person im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit – beispielsweise im Zusammenhang mit einer Bewerbung oder während eines Praktikums bei der anona GmbH – erlangt haben. Als bei der anona GmbH beschäftigte Personen gelten auch die zu Ihrer Berufsausbildung bei der anona GmbH beschäftigten Personen sowie Personen, die in Leiharbeitsverhältnissen bei der anona GmbH beschäftigt sind.

Sofern Sie nicht bei der anona GmbH beschäftigt sind, ist die interne Meldestelle der anona GmbH zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße, wenn Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt zur anona GmbH stehen oder standen und der von Ihnen gemeldete Verstoß einen Bezug zur anona GmbH hat.

Für die Entgegennahme von Informationen über privates Fehlverhalten ohne Bezug zur anona GmbH ist die interne Meldestelle nicht zuständig.

2.) Externe Meldestellen

Sie können wählen, ob Sie sich zur Meldung eines Verstoßes an die interne Meldestelle der anona GmbH wenden möchten oder an eine externe Meldestelle des Freistaats Sachsen oder der Bundesrepublik Deutschland oder an die Meldestelle einer zuständigen Behörde der Europäischen Union.

Die zentrale externe Meldestelle des Bundes ist beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Daneben bestehen beim Bund weitere fachspezifische externe Meldestellen, insbesondere beim Bundesamt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt.

Der Freistaat Sachsen hat eine externe Meldestelle beim Sächsischen Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt eingerichtet. Diese Meldestelle ist zuständig, falls der Verstoß zumindest auch die Landesverwaltung oder eine Kommunalverwaltung betrifft.

Bei den Meldestellen der Europäischen Union handelt es sich um die externen Meldekanäle der Europäischen Kommission sowie des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).

Jede dieser externen Meldestellen hält weitergehende Informationen bereit über die Zuständigkeit der jeweiligen Meldestelle sowie zum Verfahren.

3.) Weitere Informationen zum Meldeverfahren

Wir bitten Sie, für die Meldung eines möglichen Verstoßes im Zusammenhang mit der anona GmbH die hierfür vorgesehene interne Meldestelle über die Whistleblower-Software zu nutzen. Die Nutzung dieses Meldekanals ermöglicht eine unmittelbare und sachgerechte Bearbeitung Ihres Hinweises. Jede Meldung wird unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit behandelt. Das Vertraulichkeitsgebot zum Schutz der Identität hinweisgebender Personen sowie das gesetzliche Verbot jeglicher Repressalien gegen Hinweisgeber bilden den Kern des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).

Die interne Meldestelle bearbeitet Ihren Hinweis auch dann, wenn Sie eine anonyme Meldung vornehmen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei vollständiger Anonymität und fehlender Kontaktmöglichkeit eine Kommunikation zwischen uns und Ihnen im Rahmen des weiteren Verfahrens nicht möglich ist. Die Whistleblower-Software bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit einer geschützten Zwei-Wege-Kommunikation mit uns unter Wahrung des Schutzes Ihrer Identität, sofern Sie dies wünschen.

Bei einer nicht anonymen Meldung wird Ihre Identität von uns vertraulich behandelt und ausschließlich für die Bearbeitung des Vorgangs verwendet. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung sowie Zugang zu einem gesicherten Kommunikationsbereich, der Ihnen die Einsicht in den Bearbeitungsstand und die Beantwortung etwaiger Rückfragen ermöglicht.

Alle Meldungen werden über eine datenschutzkonforme Plattform mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verarbeitet, um die Integrität und Sicherheit des Verfahrens zu gewährleisten.

Wenn Sie keine Kontaktmöglichkeit angeben, ist Ihr Recht zur Offenlegung des von Ihnen gemeldeten Verstoßes eingeschränkt. Sie können die Offenlegung dann nicht damit rechtfertigen, dass die anona GmbH keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen habe oder dass Sie keine Rückmeldung über das Ergreifen solcher Folgemaßnahmen erhalten haben.

Trotz des gesetzlich vorgeschriebenen Schutzes Ihrer Identität als hinweisgebende Person sind wir unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen verpflichtet, Ihre Identität anderen Stellen mitzuteilen. Dies kann insbesondere das Verlangen von Strafverfolgungsbehörden oder Ordnungsbehörden der Fall sein, beispielsweise, wenn Sie als Zeuge in einem Strafverfahren oder in einem Verwaltungsverfahren in Betracht kommen. Soweit gesetzlich zulässig, werden wir Sie informieren, sofern wir Ihre Identität als hinweisgebende Person einer anderen Stelle offengelegt haben. Unter bestimmten Umständen können wir auch verpflichtet sein, Ihre Identität zur Wahrung der Verteidigungsrechte von betroffenen Personen offenzulegen, insbesondere in Gerichtsverfahren.

Bitte beachten Sie auch, dass der Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes beispielsweise gegen Repressalien wegen einer Meldung nur dann gilt, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Vorsätzlich falsche Angaben können darüber hinaus strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Es müssen Ihnen also tatsächliche Anknüpfungspunkte dafür vorliegen, dass der zu meldende Verstoß wirklich stattgefunden hat oder stattfinden wird, beispielsweise, weil Sie den Verstoß selbst wahrgenommen haben oder verlässliche Erkundigungen eingeholt haben. Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz gedeckt. Teilen Sie der internen Meldestelle deshalb nach Möglichkeit alle Ihnen zur Verfügung stehenden Beweismittel mit, wie z. B. Zeugen oder Urkunden, sonstige Unterlagen, Fotodateien oder ähnliche Belege.

Sofern Sie es wünschen, besteht die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft mit der für die Entgegennahme Ihrer Meldung zuständigen Person.

Bitte beachten Sie schließlich, dass die Dokumentation Ihrer Meldung in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht wird.